Puede parecer sencillo pero es mucho más complejo de lo que parece. Organizar una carrera popular o evento deportivo requiere de muchas cosas a tener en cuenta. Aunque también tiene muchas ventajas y es muy interesante. El éxito de toda carrera recae en una buena organización y por eso hay que tener un buen Plan de Carrera con todos los detalles bien atados.
Aquí te muestro todo lo que tienes que tener en cuenta para organizar una carrera popular y tener éxito.
Hay carreras que año tras año incrementan sus participantes y eso es debido a la buena organización, que será clave si quieres repetir tu prueba de forma anual. Cada año que pasa los corredores son más exigentes y esperan más de cada carrera, además el calendario es más completo, donde podemos encontrar pruebas de todas las distancias y modalidades todas las semanas. Por eso es muy importante destacar sobre el resto.
Ten ambición, planifica y confía en profesionales, esto lo resume todo.
Podemos destacar 3 aspectos importantes que todo organizador debe tener en cuenta para que un corredor se decida por su carrera:
Recorrido de la carrera: fundamental, un recorrido divertido y precioso por calles céntricas, con público y que recorra los lugares más emblemáticos de la ciudad. Crear un recorrido atractivo será bien valorado por los corredores.
Precio de la inscripción: hay que saber equilibrar el precio de la inscripción para tener un beneficio justo pero que a la vez sea acorde a lo que el corredor espera recibir. No tiene que ser barata, si no saber trasmitir el valor de la carrera para que los participantes lo asimilen y acepten pagar el importe de la inscripción.
Organización: básico, aquí se encuentra todo, desde la inscripción a la carrera hasta la llegada a meta. Todos los detalles son importantes para ofrecer una experiencia más que un servicio.
Los 15 puntos para organizar una Carrera Popular
- Autorización y permisos: lo primero es tener el visto bueno de tu Ayuntamiento o autoridad competente, sin este permiso no podrás realizar ningún tipo de evento. Debes acudir a la Delegación de Deportes con un plan bien desarrollado (el cual debe incluir todos los puntos que te cuento a continuación). Recuerda que el Ayuntamiento tiene que compaginar la vida diaria de la localidad con todos los eventos y además garantizar la seguridad y bienestar de sus ciudadanos. Además junto con ellos puedes dar forma al evento, en muchas ocasiones te ayudarán cediendo material o patrocinando la carrera.
- Fecha de la carrera: busca la fecha apropiada, dependerá del clima, del resto de eventos, del tipo de recorrido (asfalto, centro ciudad, montaña, senderos, etc…). Aquí el Ayuntamiento podrá orientarte. Si buscas participación foránea puedes usar fechas en vacaciones o puentes, pero si tu carrera tiene más un tinte local evita esas fechas.
- Patrocinadores: si no eres una gran empresa necesitarás dinero para organizar una carrera, solamente con las inscripciones es muy difícil mantener una carrera con servicios de calidad. Puedes buscar patrocinadores del entorno donde el evento les pueda dar repercusión local. Es muy habitual llegar acuerdos de intercambio con empresas a cambio del patrocinio. Por ejemplo el agua o fruta con un supermercado. Aquí cuanto mejores sean tus patrocinadores mejor imagen proyectarás y mejores servicios podrás ofrecer. Por eso es importante tener un plan bien desarrollado para captar el interés de empresas y que quieran participar en tu proyecto.
- Seguros: el seguro de Responsabilidad Civil para la entidad que organiza el evento deportivo y el Seguro de Accidentes de los participantes son obligatorios. Este servicio no lo ve el corredor pero debe ser básico. Recuerda que juntarás a cientos o miles de personas en un espacio corto de tiempo y debes estar respaldado por si ocurriese algún accidente. Por lo que un seguro de la carrera es tu mejor inversión, podrás dormir tranquilo.
- Balizaje del recorrido: cortes de carreteras y calles, vallas, cinta y conos para delimitar. Hemos hablado que el recorrido es un aspecto importante para la decisión de un corredor, pero todo recorrido necesita un adecuamiento para delimitar las calles. Aquí dependiendo de la distancia y tipo de vías te harán falta diferentes modelos. Además aquí juega un papel importante la seguridad del corredor, se deben cortar las carreteras al tráfico y a lo mejor debes contar con apoyo de la Policía Local. Este punto es un tema donde tu Ayuntamiento en la primera reunión te puede ayudar. Aquí un plano bien detallado indicando todos los puntos conflictivos, cortes y avituallamientos te será de gran ayuda.
- Plan de Seguridad: otro servicio como el seguro, debes tener un Plan de Seguridad donde indicar todos los riesgos posibles e identificar como solucionarlos. Es obligatorio contar con un Servicio médico con una ambulancia. Es un punto obligatorio y donde no debes escatimar en gasto. Dependiendo del evento te harán falta distintos servicios médicos, lo mas habitual en distancias cortas en una ambulancia disponible durante toda la carrera.
- Sistema de inscripciones: Una vez que ya tienes todo cerrado es momento de vender los dorsales y para eso debes contar con una plataforma de inscripciones. Una plataforma digital es la mejor opción y es importante elegir una empresa que te de solvencia, sobre todo facilidad al corredor para inscribirse. Aquí no elijas la más barata, busca relación calidad-precio.
- Cronometraje: medir el tiempo de la carrera es un tema importante para muchos corredores. Recuerda que al fin y al cabo no deja de ser una competición y tener un sistema de cronometraje eficaz es vital. Aquí hay varios modelos, por chip en el tobillo, en el propio dorsal o manual.
- Dorsales: lo más probable que la empresa de inscripciones y cronometraje lo incluya. Este es un buen sitio para colocar los logos de los patrocinadores o más información del evento como QR de las clasificaciones, web, etc… Te recomiendo que lo aproveches, hay muchos corredores que los coleccionan y exponen en sus habitaciones.
- Bolsa del corredor: un aspecto importante para la mayoría de los corredores, lo más habitual es entregar una camiseta conmemorativa y regalos de los patrocinadores, pero puedes se original y entregar otra prenda u otro tipo de productos, tus participantes te lo agradecerán. En muchas ocasiones el nivel de la bolsa del corredor marca el nivel de la carrera.
- Avituallamientos: una carrera popular es un evento deportivo donde debes ofrecer puntos con bebida y comida a los corredores. Aquí debes tener en cuenta la distancia y el clima, no es lo mismo un avituallamiento de una carrera de 5km en noviembre que otra de 20 km en mayo. El peor enemigo es el calor por lo que toma precauciones y ten reserva de agua por si acaso. Lo básico es ofrecer agua, pero es habitual encontrar fruta, geles y bebida isotónica en diferentes avituallamientos de carreras. O como en la Sherry Maratón que ofrecen desde vino fino a chicharrones…
- Voluntarios: es el alma de la carrera, sin ellos posiblemente la carrera no se pueda celebrar. Te ayudarán para la entrega de dorsales, corte de calles, meta, etc… Además animarán la carrera para que el corredor sienta el calor de la carrera. Deberás proveerles de un chaleco reflectante, bolsa del corredor o regalo y posiblemente algo de comer. Cuídalos.
- Zona de salida y meta: el punto caliente de la prueba será la meta. Aquí debes tener el arco de meta, pantalla con tiempo, música, y es la zona más importante donde se concentran los familiares y espectadores. Recuerda que debes ofrecer una experiencia, por eso es muy importante cuidar este sitio con un speaker y música.
- Publicidad, difusión de la carrera: muchos organizadores esperan que las inscripciones vengan solas, confían en su carrera pero olvidan la gran competencia que existe por la multitud de carreras y sobre todo y mayor problema es la desinformación para los corredores. Más del 50% de los corredores no conocen todas las carreras disponibles en su provincia. Por eso es importante contar con un Plan de Medios donde promocionar la carrera. En ClubRunning encontrarás la mejor plataforma para llegar a miles de corredores.
- RRSS: hoy en día la forma más rápida, fácil y barata de dar a conocer una prueba deportiva. Tener una pagina en Facebook donde compartir la información de la carrera o en Instagram es actualmente la mejor forma de poder llegar a más corredores.
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Puedes confiar en Runnink para la organización integral de tu carrera o contratar los servicios que te hagan falta de forma independiente para que tu evento sea un éxito.
Bonus: siete puntos para dar valor a tu carrera y crear una experiencia única
Supera las expectativas que tienen tus corredores y tendrás su fidelidad, así conseguirás que tu carrera sea un éxito año tras año. Aquí tienes unos servicios extra para dar valor a tu evento.
- Página web propia de la carrera: esta muy bien compartir en RRSS la información, pero contar con un punto de contacto fijo con tus usuarios ofrecerá mayor seguridad y podrás organizar toda la información de la carrera. Además aparecerás en los buscadores como Google y tendrás mayor tasa de conversión. En ClubRunning somos expertos en diseño web deportivo y sobre todo en SEO deportivo para posicionar tu evento.
- Entrenamiento: poner a disposición de tus corredores un plan de entrenamiento para tu carrera le dará valor. Podrás fidelizarlos y darles un motivo. Ya varios organizadores lo ofrecen y tiene mucho éxito. Es importante adaptarlo a la distancia y semanas hasta la carrera.
- Fotografía y video: inmortalizar el momento es lo más deseado por los corredores. Ya hay cientos de fotógrafos deportivos que todos los fines de semana salen por todo España para capturar las imágenes de los corredores y luego las comparten de forma desinteresada. Si en tu carrera tienes un servicio fotográfico de calidad te aseguro que triunfarás. Y si es un video o dron ni te cuento…
- Corredores élite: en muchas ocasiones las carreras populares ofrecen la posibilidad a los corredores de compartir asfalto con la élite, es un punto a favor que además atraerá a los medios informativos.
- Globos en carrera: dependiendo de la distancia una buena opción es plantearse los “Globos” en carrera, son corredores contratados para realizar un determinado tiempo y que de esta forma ayuden al resto de corredores a conseguir esa marca. Para carreras de medio maratón o maratón es habitual.
- Speaker y música: ya lo hemos hablado antes, crear un entorno agradable alrededor de la meta hará la espera de los espectadores más amena, elije bien y triunfarás.
- Medalla: algo muy común hace unos años y que se ha perdido en alguna carreras, aunque esta volviendo. Dependiendo de la carrera el corredor quiere llevarse un trofeo a casa que dignifique el esfuerzo realizado y una medalla para todos los finishers es una buena opción.
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SporTech con capital español 🇪🇸 y sede en Jerez de la Frontera. Su CEO, Alejandro Pérez, fundó hace casi 10 años ClubRunning calendario líder de carreras populares en España.
Runnink nace para ofrecer al Organizador de carreras pequeñas y medianas recursos y herramientas para conseguir que el evento sea un éxito.
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